Trudno wyobrazić sobie nowoczesną księgowość bez stosowania systemów informatycznych służących do elektronicznego obiegu dokumentów. Przeniesienie całej dokumentacji firmy online prowadzi do znacznego przyśpieszenia procesów księgowania, obniża koszty prowadzenia księgowości, pozwala na łatwy dostęp do wszystkich dokumentów o każdej porze dnia i z każdego miejsca oraz wzmacnia kontrolę procesów księgowych w firmie. Firmy, w których wdrożono systemy elektronicznego obiegu dokumentów zyskały pełną automatyzację procesów biznesowych, takich jak wystawianie i odbieranie faktur, rozliczanie delegacji, czy obsługa zamówień.
E-faktury i E-delegacje
Systemy elektronicznego obiegu dokumentów umożliwiającą automatyczne pobieranie
i przetwarzanie faktur w formie plików PDF, z zachowaniem bezpieczeństwa danych. Proces księgowania faktur można zautomatyzować poprzez integrację adresu e-mail przeznaczonego do odbioru faktur elektronicznych, by były one od razu importowane do systemu, bez ingerencji użytkownika. Po zaimportowaniu faktury, system samodzielnie wczytuje zapisane na niej dane, takie jak numer faktury, datę wystawienia, czy nazwę oraz NIP kontrahenta. Dzięki takiemu rozwiązaniu firma otrzymująca faktury oszczędza czas, jaki musiałaby poświęcić na ręczne wprowadzanie danych z faktur, czy na oczekiwanie dostarczenia faktury przez kuriera. Proces automatyzacji przyśpiesza również akceptacji faktury, co daje możliwość wcześniejszego odliczenia VATu. Ponadto, postawienie na elektroniczne faktury pozwala na wyeliminowanie papierowych faktur, dając tym samym dostęp do potrzebnych nam dokumentów w każdej chwili oraz ułatwiając ich znalezienie w e-archiwum. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala również na łatwe rozliczania delegacji – poniesionych kosztów przejazdu, noclegu i wyżywienia, także w przeliczeniach z obcych walut w przypadku wyjazdów zagranicznych. Wystandaryzowane formularze pomogą pracownikom poprawnie i wygodnie rozliczyć delegacje bez konieczności posiadania dogłębnej wiedzy merytorycznej, a księgowi po prostu je zaksięgują.
E-zamówienia
Nowoczesne biura księgowe posługujące się w swojej pracy z systemami elektronicznego obiegu dokumentów mogą również skorzystać z opcji tworzenia elektronicznego zamówienia zakupu. Obieg zamówień zakupu można skonfigurować analogicznie jak obieg faktur. Moduł E-zamówień pozwala na tworzenie zamówień zakupu, ich weryfikację i uzgadnianie zamówienia zakupu z fakturą, wraz z równoległym i niezależnym obiegiem płatności. Dzięki zintegrowaniu z innymi elementami systemu elektronicznego obiegu dokumentów korzystanie z modułu elektronicznych zamówień jest niezwykle wygodne, nie trzeba wielokrotnie wprowadzać tych samych danych. E-zamówienia pozawalają również na zgłaszanie potrzeb zakupowych w jednym miejscu, co daje szerokie możliwości ich późniejszej analizy i prognozowania oraz kontrolowania wydatków przed ich powstaniem oraz na tworzenie zamówień cyklicznych.
Źródło: MDDP Outsurcing – Księgowość Warszawa
